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E.R.P. Auranet Empresas
Constructoras |
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Documentos
(DT) (Guías de despacho ,
Facturas, Boletas Honorarios, etc)
El menú documentos se utiliza para digitar las
guías de despacho, factura, boletas, boletas de honorarios de proveedores. Para recibir un DT, siempre es necesario tener una
orden de compra al mismo Rut del DT. En algunos
casos se elaboran OC a RUT genéricos, caso que deberá digitar el DT a dicho RUT y luego antes de enviarlo, podrá cambiar el RUT al correcto luego enviarlo. Al digitar el DT deberá poner especial atención en el campo “con stock”,
ya que de indicar “Si” en sistema asumirá que el producto debe ir a la
bodega, es decir asume que esto es un ingreso a bodega y en caso de indicar
“No” en sistema le exigirá escoger de una ayuda el Área y Partida del presupuesto
en que se desea cargar esto como gastos. En caso de querer repartir el gasto de un recurso en varias área y
partidas, reciba el recurso desde la OC y luego utilice el botón Repartir
Línea, ubicado en el detalle del DT para distribuir ese gasto Con el botón adjunto podrá subir scanner de respaldos a los DT. Una vez terminado
el DT deberá hacer clic en el botón enviar momento que cambiará el estado y solicitará aprobaciones
de acuerdo a lo indicado en el titulo Estado de Documentos. El DT quedará
disponible para ser importado al libro de compra una vez aprobado. Recibir DT con diferencias en
cantidad o valor.
Como todo DT debe recibirse de una OC, el sistema chequea que se
respeten las cantidades máximas y precios unitarios indicados en la OC. En caso de recibir un DT, con mayores cantidades o mayor precio
unitario que el indicado en la OC no dejará
continuar. Debido a que el DT no puede ser modificado sino que debe ser
rebajado mediante una Nota de Crédito, se verá en la obligación de digitar el
DT como viene, para lo anterior previamente deberá digitar una nota de crédito
por recibir para liberar mayor cantidad en la OC y poder digitar el DT con
error. Nota de Crédito por diferencia de CantidadEn caso de que el DT indique mayor
cantidad de lo que se recibió, deberá digitar previamente un DT cuyo tipo sea
NCr.Compra, NCr.Elect, NCr.xRec,
seleccionar la casilla Segú O.Compra, seleccionar
el recurso e indicar la cantidad recibida de más, una vez terminada hacer
clic en botón enviar y esperar aprobación si así lo requiera. Con este paso una vez intente digitar la
factura se le permitirá recibir mayor cantidad. Nota de Crédito por diferencia en Precio UnitarioEn caso de que el DT indique mayor precio
unitario de lo indicado en la OC, deberá digitar previamente un DT cuyo tipo
sea NCr.Compra, NCr.Elect, NCr.xRec, seleccionar
la casilla Por Cambio de Precio Unitario, grabar la cabecera, en el detalle
hacer clic en botón nuevo, se desplegará una pantalla denominada Documento de
Compra Edición, selecciones la Ayuda desde Órdenes de Compra para el código
de recurso, seleccionar el recurso que estaba corrigiendo, y en la caja de
texto Subtotal con el valor total de la nota de crédito, que debe recibir. Una
vez terminada hacer clic en botón enviar y esperar aprobación si así lo requiera.
Con este paso una vez intente digitar la factura se le permitirá recibir
mayor valor. Imprimir Estado de Recepción
de OC
Una vez digitado el DT es recomendable
chequear el estado de recepción de una (OC), En caso de encontrar diferencias
menores en la recepción podrá usar el botón dar por terminada de la OC. Este
reporte se imprime en el menú Compras/Informes/Órdenes de Compra.
Además podrá observar por pantalla si la OC quedó terminada. Despacho de Documentos
Contables
En el menú
Documentos/ Despacho de Documentos encontrará un módulo destinado a emitir
impresiones de memorándum que permitan respaldar el despacho de documentos
Tributarios de obra a oficina o viceversa.. La pantalla
desplegará todos los documentos que no han sido despachado, haciendo clic en
botón nuevo se generara un despacho nuevo, indique la ubicación final del
despacho y selecciones todos los DT que desea despachar. En el costa
izquierdo en campo estado selecciones Despachado y en N°Desp.
Indique en número del despacho, clic en buscar, clic en imprimir. Estado de DocumentosEl estado de un
documento, entendiéndose por documento cualquiera que pueda digitarse en el
sistema es decir una Solicitud de Recurso, Orden de Compra, Guía, Factura,
etc. Al crear un documento
con el botón nuevo este se inicia con dos estados, Estado Aprobación y
Estado, luego al hacer clic en el botón Enviar el estado nuevamente cambiará,
lo anterior se explica en la siguiente tabla. Un ejemplo es el caso de una solicitud de Recurso
cuyo estado será pendiente hasta que se emita Órdenes de compra a todos los
recursos solicitados.
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